67 - Correo y productividad
Actualmente, una herramienta imprescindible, aunque improductiva, es el correo electrónico. Algunos consejos para mejorar la relación correo y productividad
Sin lugar a dudas, uno de los mayores agujeros negros en tu productividad, al igual que en la mía, es el correo electrónico. Desde luego que es un mal necesario, pero que mal. La cuestión es que el correo electrónico nos desestabiliza, o por lo menos a mi, aunque supongo que a ti también te sucederá lo mismo. Y digo que me desestabiliza porque cuando tengo abierto Thunderbird, en cualquier momento, me puede entrar un correo, que se lleve mi foco. Y es que es terriblemente fácil que esto suceda. Si a esto, le añades la cantidad de correo que te llega, el problema se va acrecentando. La cuestión es que tienes medios para mitigar esta pérdida de productividad. Tienes disponibles para Thunderbird, una buena colección de complementos que te pueden ayudar a mejorar la relación entre correo y productividad.
En este nuevo episodio del podcast, te voy a comentar algunos de los complementos que utilizo con mi cliente de correo electrónico, Thunderbird, y que seguro te serán de utilidad para mejorar correo y productividad. En este sentido indicarte, que algunas de estas herramientas están disponibles en otros clientes. Con esto te quiero decir, que aunque no utilices Thunderbird, las recomendaciones que te voy a dar también las puedes aplicar a tu cliente de correo electrónico preferido.
Correo y productividad
Una de las herramientas que mas utilizo, y supongo que a ti también te sucederá lo mismo es el correo electrónico. El modo de utilizarlo ha ido variando con el paso del tiempo. Pero siempre, o casi siempre, el cliente de correo electrónico en el escritorio ha sido Thunderbird.
Y digo que ha ido variando con el tiempo, porque con la aparición de los teléfonos móviles, durante una temporada estuve gestionando el correo desde el móvil. Sin embargo, para mi esto es un error. Se pueden ver los correos en el móvil, e incluso contestar puntualmente alguno, pero si realmente quieres ser productivo, este no es el medio mas adecuado. Ni mucho menos. A continuación te indico algunos consejos para mejorar la relación de correo y productividad.
Eliminando distracciones
El correo electrónico, al igual que Telegram, Whatsapp, etc, mientras trabajas debe estar cerrado. Bueno, tiene que estar cerrado, si quieres ser productivo, si no te importa perder el tiempo, desde luego no hay problema. Este es el primer paso para evitar distracciones. Si no está abierto el correo, seguro que mejora tu productividad
Es conveniente, elegir uno, dos o tres momentos en los que gestionar tu correo electrónico. Por ejemplo, primera hora, a media jornada o al finalizar el día. El problema es que sucede cuando estás esperando un correo urgente. Los correos electrónicos no son urgentes. Para las urgencias hay un dispositivo llamado móvil. Seguro que te has encontrado en mas de una ocasión, en la situación de que te envían un correo electrónico e inmediatamente te llaman por teléfono para decirte te he enviado un correo.
Inbox 0
Seguro que has oído esto del inbox 0 en mas de una ocasión. Si no lo has oído, decirte que es una forma de trabajar con tu correo electrónico, en el que la bandeja de entrada siempre debe quedar a cero cuando proceses tu correo. Esto seguro que te suena o al menos, lo puedes relacionar con el episodio 41 del podcast en el que te hablé sobre productividad y listas. En este sentido el proceso es lo mismo, cada vez que proceses tu correo electrónico tienes que dejar tu bandeja de entrada vacía. Esto no quiere decir que contestes todos los correos, sino que simplemente los proceses.
Procesado de correos
¿Como se procesan tus correos electrónicos? Pues de la misma manera que te expliqué en el episodio 41. Se trata de que aquellos correos que puedes resolver en dos minutos o menos lo hagas. Si un correo, no lo puedes resolver en ese tiempo, tienes que decidir, si haces algo con el o no. Por otro lado, si la respuesta es no, simplemente lo borras. Por último, si es que si, debes decidir de nuevo, si lo tienes que hacer tu o lo tiene que hacer otra persona. En el caso de que lo tengas que hacer tu, lo guardas en una carpeta que se llame para hacer. Si lo tiene que hacer otra persona, simplemente reenvía el correo y lo guardas en una carpeta llamada en espera.
Con esto, en poco tiempo puedes haber procesado todo tu correo electrónico. Evidentemente, esto no quiere decir que lo hayas resuelto. Porque tendrás que encontrar un tiempo para procesar los correos electrónicos que se encuentran en la carpeta para hacer. Y de la misma forma tienes que realizar un seguimiento, de los correos correspondientes a tareas que has delegado.
Etiquetas
Otra opción que tienes disponible para clasificar los correos electrónicos es mediante el uso de etiquetas. Así por ejemplo, puedes utilizar el complemento Tag Toolbar, que te facilitará trabajar con ellas. Sin embargo, esta solución no me termina de convencer porque de esta forma, te siguen quedando los correos en la bandeja de entrada.
Por supuesto, que otra opción que tienes que tener siempre muy presente es el uso del botón de correo no deseado o spam. De esta forma, poco a poco, te irás librando de todo el correo que no quieras. Esto en el caso de que no lo haya hecho ya tu proveedor de correo electrónico.
Por otro lado, respecto al proceso de correos electrónicos, indicarte que existen algunos complementos que te van a hacer la vida mas sencilla, porque serán ellos los que se encarguen de realizar el procesado de forma automática. De forma automática, siempre y cuando los hayas programado de forma correcta.
Enviar mas tarde
Otra forma que tienes para mejorar correo y productividad, es no responder a los correos de forma inmediata. Me refiero a que debes programar la respuesta de correos. Así, lo que debes hacer es responder a todos los correos, pero que esta respuesta no se envíe de forma inmediata, sino a una hora determinada. De esta forma te evitarás que cuando hayas contestado un correo, te llegue otro de vuelta, y así sucesivamente.
Existe un complemento para Thunderbird, llamado Send Later, que te permite implementar esta función en este cliente de correo electrónico. Recientemente, también Gmail ha implementado esta opción, con lo que no tienes excusa para no llevarla a cabo.
Identificar carpetas
Otra interesante opción que puedes implementar en tu cliente de correo electrónico es la de colorear las carpetas. Si, aunque te parezca algo simple, lo cierto es que funciona perfectamente, porque de un solo vistazo te permite
Filtros
Los filtros son una herramienta fundamental si quieres ser medianamente productivo con tu correo electrónico. Esta característica además de ponerla en funcionamiento en Thunderbird, también la puedes utilizar en algunos proveedores de correo electrónico como puede ser Gmail. Y te puedo asegurar que cuando la empiezas a utilizar es un no parar.
Además puedes utilizar esta herramienta para conseguir el inbox 0, porque mucho del correo que te llegue será procesado de forma automática por los filtros que hayas establecido.
El funcionamiento de los filtros es sencillo. Tan solo tienes que establecer una serie de reglas, en función de las cuales el correo será procesado de una forma u otra. Así por ejemplo, puedes definir que todo el correo que provenga de una determinada dirección se guarde en una determinada carpeta. Yo por ejemplo lo utilizo para guardar los correos electrónicos de las personas que os suscribís a la página web, y de esta manera cumplir con la RGPD.
En el caso de Thunderbird, existe un estupendo complemento llamado quickfilters. El funcionamiento de este complemento es super simple. Tan solo tienes que activar el asistente, y arrastrar un correo a una carpeta, a partir de ahí, te guiará en los pasos a seguir para facilitarte el proceso de creación de la regla de filtrado.
Plantillas para mejorar correo y productividad
Evidentemente no podía faltar un sistema de plantillas para acelerar al máximo la gestión del correo electrónico. En este sentido, el complemento que estoy utilizando yo actualmente es Quicktext.
Este complemento añade una barra de herramientas con una serie de opciones que te permitirán insertar texto de forma realmente sencilla. Así cuando abras una ventana de diálogo para redactar un mensaje verás esta barra de herramientas. En esta barra de herramientas, en la parte izquierda te mostrará diferentes plantillas que podrás insertar de forma directa. Mientras que en la parte derecha te mostrará para insertar variables e incluso archivos completos.
Además de las plantillas también puedes crear scripts en JavaScript, que seguro te facilitarán el trabajo. Estos scripts, los puedes utilizar en las plantillas, con lo que evidentemente aumentas el potencial hasta límites insospechados.
Plantillas
Respecto a las plantillas las puedes crear de forma muy sencilla desde el menú de Thunderbird Herramientas > Quicktext. Una vez se abre la ventana de diálogo, tienes que seleccionar la pestaña Plantillas y crear un grupo para las plantillas personales, por ejemplo, otro grupo, para las plantillas del trabajo, o como tu quieras hacerlo. Dentro de cada grupo, puedes definir diferentes plantillas. Todo esto te aparecerá en la barra de herramientas que te he mencionado anteriormente.
Scripts
Los scripts no se realizan por grupos como en el caso de las plantillas. De esta forma, cada script lo puedes utilizar en cualquier tipo de plantilla. Así, un sencillo script que te permita distinguir si das los buenos días o tardes sería algo como,
var date = new Date();
if (date.getHours() < 14)
return "Buenos días";
else
return "Buenas tardes";A este script le he llamado Saludo, de forma que para utilizarlo en cualquier plantilla solo tienes que escribir lo siguiente,
[[SCRIPT=Saludo]]Tan sencillo como esto.
MailMerge
Otro complemento realmente interesante que puedes encontrar en Thunderbird es MailMerge. Este complemento lo que te permite es enviar un correo a diferentes personas. Si, es cierto que podrías poner a todas las personas a la vez, pero esto tiene el inconveniente de las otras personas sabrían a quien envías el correo, y esto dentro de la RGPD, no se que tratamiento puede tener. Por otro lado, podrías ponerlos en copia oculta, pero, realmente, esto es muy poco profesional. Además algunos proveedores de correo electrónico limitan el número de destinatarios.
Pero sobre todo es una cuestión de profesionalidad, que enviar un correo a cuatro amigos no está mal, pero enviarlo a tus clientes, deja bastante que desear.
Este complemento lo que te permite es combinar y personalizar los correos electrónicos, de forma que a cada destinatario le llegará un correo totalmente personal. Los datos te permite sacarla te tu agenda o incluso de un archivo CSV.
Dicho esto, indicar, que esto de los correos masivos está perseguido, y si lo haces de forma frecuente, lo que te sucederá tarde o temprano te clasifiquen como correo basura o spam.
Redirigir
El último complemento sobre el que te quería comentar a la hora de mejorar tu productividad con el correo electrónico es Mail Redirect. Se trata de un sencillo complemento que añade un botón con el que redirigir o rebotar un correo a diferentes destinatarios. Algo sencillo pero que funciona perfectamente.