En el capítulo 39 del podcast te hablé sobre la técnica pomodoro y que herramientas tienes disponible para ponerlo en marcha y así aumentar tu productividad. Hoy, después, de que en el episodio del pasado jueves, te comentara las maravillas que puedes hacer con Blender, voy a hablarte un poco mas de productividad. Y para poner en marcha tu productividad trataré de listas.

En principio, te voy a comentar diferentes aplicaciones para trabajar con listas. Esto es con independecia de que utilices el método de gestión del tiempo de David Allen, Getting Things Done. Sobre el que te hablaré en este episodio del podcast.

Es posible que no conozcas el método GTD o que, conociéndolo no te interese aplicarlo, por la razón que sea.

En cualquier caso, para explicarte la bondad de las listas, no voy a recurrir a ningún estudio de una universidad americana de prestigio reconocido. Simplemente voy a recurrir a la sabiduría popular, y es que mas vale lápiz corto que memoria larga.

Sustituyendo el lápiz, por algo mas moderno y adecuado para el siglo XXI en el que nos encontramos, ¿que otra razón necesitas para poner en marcha tus listas?

El método GTD

Un poquito de historia

La técnica o método GTD es una idea del consultor sobre productividad, David Allen. El empezó a difundir y explicar sus ideas sobre productividad en la década de los 80, hace ya casi 40 años. Sin embargo, a pesar del tiempo transcurrido desde entonces, esta técnica sigue estando a la orden del día.

¿De que va esto del GTD?

Al igual que en el caso del dicho que te he comentado sobre el lapiz corto, el método GTD se fundamenta en apuntar tus tareas. Básicamente se trata de que apuntes tus tareas, para que no tengas que gastar tus esfuerzos en recordarlas.

Mantén todo fuera de tu cabeza

Evidentemente, el método GTD, va un poco mas allá. Te voy a dar unas ligeras pinceladas sobre el método, para que te hagas una idea general de que va.

El método GTD, va mas allá de una simple lista de tareas. Se trata de un completo flujo de trabajo, que empieza en el momento en que caes en la cuenta de que tienes que hacer una tarea o en el momento en que te surge una idea, y finaliza cuando llevas esa tarea o idea a término.

Listas de tareas o acciones

Por simplificar, piensa en 5 listas,

• Buzón de entrada. Aquí es donde va todas las ideas y tareas conforme te lleguen. Simplemente se trata de recopilarlas. Cuando estimes, debes, procesar todo lo que esté en este buzón y pasarlo a alguna de las siguientes listas.
• Siguiente. En esta lista debes colocar todas las tareas que tienes que ejecutar en cuanto te sea posible. Cada una de estas tareas se debe resolver con una sola acción. En caso de que necesites varias acciones para resolver la tarea, pasa a convertirse en un proyecto.
• En espera. Aquí va las tareas que no haces tu, las tareas que tienen que realizar otros. Básicamente, se trata de todas las acciones que has delegado en otras personas.
• Algún día. En esta lista vas a colocar todas aquellas tareas que no estas seguro si tienes o quieres hacer, o que no tienes que hacerlas de forma inmediata. Esta lista, debes revisarla frecuentemente, para que no queden aquí tareas en el mas completo olvido.
• Proyectos. Esta es posiblemente la lista mas compleja de todas. Además no es en si una lista, sino, mas bien, un conjunto de listas, una por proyecto. Pero, ¿que es un proyecto?. Un proyecto no es mas que una tarea compleja. Es decir, una tarea que no la puedes resolver en una sola acción, sino que necesitas de varios pasos para poder llevarla a cabo. Así, cada proyecto será una lista con todas las acciones que debes llevar a cabo.

El flujo de trabajo

Una vez ya tienes claro las listas que debes gestionar, el siguiente paso es conocer el flujo de trabajo es, de forma simplificada el siguiente,

• Recopilar. En este primer paso del método GTD, tan solo tienes que anotar las cosas que tienes que hacer. Y es precisamente en este punto donde entran las listas, que es la razón de este episodio del podcast. Es tan sencillo como que cada vez que se te ocurra algo que tienes que hacer, o que alguien te pida algo, simplemente lo anotes. Lo anotes en una lista, que será tu buzón de entrada. El proceso de recopilar es continuo. Quiero decir, que siempre estás en ese proceso. En cualquier momento, que te entre una nueva tarea… a recopilar.
• Procesar y Organizar. De forma periódica debes revisar todo el contenido de tu buzón de entrada. ¿Cada cuanto tiempo debes recopilar? Pues depende de ti, es decir, según tu mismo establezcas, y también de la velocidad en la que se llene tu buzón de entrada. Si se llena muy a menudo tendrás que revisarlo de forma mas frecuente. ¿En que consiste esto de procesar?. Simplemente se trata de clasificarlo. Si así de sencillo. Todo lo que hay en tu buzón de entrada, tienes que decidir que hacer con ello. Primero si lo harás o no. Si decides hacerlo, y lleva poco tiempo, un par de minutos, simplemente hazlo. En el caso de que te lleve mas tiempo, y es una tarea simple, y es tu responsabilidad, le pones una fecha, y . Por el contrario, si no es tu responsabilidad, lo pasas a la lista de en espera.
• Hacer. Evidentemente, esta es sin lugar a dudas la parte mas importante del flujo de trabajo. Al final, nuestro objetivo es hacer cosas, no es implementar un método de productividad.
• Revisar. Al contrario de lo que podrías imaginar, esto de revisar no se refiere en absoluto a tus tareas o acciones. Se refiere, a revisar el método, revisar tu sistema de productividad de forma periódica para asegurar que está alineado con tus objetivos tanto a corto como largo plazo.

Aplicaciones

Una vez ya has visto que esto de la productividad con listas tiene mas miga de la que podías pensar, ha llegado entrar en la parte de las aplicaciones.

Ya sea que quieres llevar el método a rajatabla, como si simplemente quieres hacer tu propia versión, o solo requieres una aplicación para mantener listas, es muy cómodo utilizar una aplicación para llevarlo a cabo.

En particular para el móvil yo estoy utilizando el servicio de Todoist. Hasta el año pasado estaba utilizando la versión premium.

A continuación encontrarás algunas de las aplicaciones que puedes encontrar en Linux.

GNOME To Do

Como te puedes imaginar utilizando GNOME Shell, mi primera opción para gestionar mis listas es GNOME To Do. Además esta aplicación tiene una característica muy interesante para mi, y es que tiene un complemento para sincronizar las tareas con Todoist.

Esta aplicación te permite crear tantas listas como necesites. Aunque tiene un pequeño inconveniente, al menos para la parte de proyectos, y es que no te permite tener sub listas.

Dentro de cada lista, puedes ordenar la posición de las tareas a realizar.

Además a cada una de las tareas le puedes asignar fecha límite, prioridad y notas.

Gettings Things GNOME

Gettings Things GNOME no me termina de convencer, y eso a pesar de que si que permite sublistas. Sin embargo, me da la impresión como si estuviera a medio hacer.

Go For It

Go For It es otra aplicación con una interfaz gráfica tremendamente sencilla. Combina, lo que vimos en el episodio 39 del podcast, sobre la técnica Pomodoro. Es decir, en una sola aplicación aúnas ambas técnicas de gestión del tiempo.

El inconveniente de esta aplicación es que no te permite crear nuevas listas, es decir solo tendrás una única lista. Sin embargo, este problemilla, lo puedes resolver utilizando etiquetas. Así, a cada tarea, le puedes asignar una o varias etiquetas en función de tus necesidades.

Para la implementación de esta aplicación utiliza las reglas definidas para Todo.txt y que comentaré mas adelante.

Esta aplicación no se encuentra en los repositorios oficiales de Ubuntu, pero lo puedes instalar fácilmente desde el PPA.

sudo add-apt-repository ppa:go-for-it-team/go-for-it-daily
sudo apt install go-for-it

Taskwarrior

Si necesitas un completo gestor de tareas en el terminal Taskwarrior es tu solución.

Evidentemente, esta aplicación, al contrario de las anteriores tiene una larga (aunque no es nada del otro mundo). Desde luego, si andas todo el día con el terminal, aquí tienes una buena solución.

Algunas aplicaciones mas…

• Todo.txt
• Fin
• todo
• todolist
• Todoist
• Ao
• Wanna
• Everdo
• Wunderlist
• Remember The Milk

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Más información,

Sobre extensiones,

• Make Use Of
• lifehacker
• It’s Foss
• FossMint
• Fedora Magazine

Sobre la metodología GTD

• Inma Torres
• Jordi Sánchez
• Facile things