Hace ya un par de años, como mínimo que todoist es parte integrante de mi flujo de trabajo. Pero no solo esto, sino que además es una pieza fundamental.
Y prácticamente lo utilizo para cualquier cosa que te puedas imaginar. Así, por ejemplo, es una ayuda en la revisión de mis RSS, o en la navegación por internet, puesto que guardo los enlaces que me parecen interesantes para una revisión posterior, y de esta forma no me despisto. Y es que sin lugar a dudas, no hay nada con mas poder de despiste y distracción que internet.
Sin embargo, desde que todoist está ahí, la navegación es mas productiva. Ahora cuando encuentro un enlace interesante, simplemente lo añado a la lista Para revisar y continuo con lo que estaba haciendo.
A lo mejor no conoces todoist, en ese caso, te invito a que continúes con el artículo. Para mi es una aplicación imprescindible, y enseguida comprenderás porqué.
¿Que es Todoist?
Todoist es una lista de tareas, tan sencillo como eso. Es minimalista y muy bien organizada. Dispone de aplicación para Android, y está perfectamente integrada en Firefox y Chrome. El inconveniente es que actualmente no existe una aplicación para Ubuntu, aunque todo se andará.
Primeros pasos con Todoist
Todoist tiene tres vistas fundamentales.
- La bandeja de entrada. Aquí es donde debe ir a parar todas aquellas tareas que vas recopilando a lo largo del día y que no tienen un proyecto asignado claro. Así por ejemplo, cuando recuerdo algo que tengo que hacer, lo anoto aquí. Sin embargo, si lo que encuentro es un enlace interesante lo añado a un proyecto específico que se llama Revisar.
- Hoy. En esta segunda vista encontrarás todas las tareas que tienes que realizar en el día de hoy. Para esto, es necesario que conforme vayas añadiendo tareas les vayas asignando fecha de terminación.
- Próximos 7 días. Esta vista es equivalente a la de Hoy pero para los próximos siete días.
Los proyectos
A parte de estas tres vistas, dispones de proyectos. Los proyectos son una manera simple de agrupar tareas. De esta forma puedes tener listas independientes dedicadas a fines específicos.
Puedes crear diferentes proyectos que te permitan organizar tus tareas conforme a tus necesidades. Sin embargo, yo utilizo las listas conforme al método Getting Things Done. Es decir,
- Siguiente donde recojo las siguientes tareas que tengo que hacer. Vamos, lo que son las tareas del día.
- En espera. Aquí se encuentran las tareas que dependen de otra persona o de algo para que yo las pueda hacer.
- Algún día. Aquí están las tareas que puede ser que las haga o no. Normalmente no las hago, es decir, pasado un tiempo termino por borrarlas. Normalmente, esta lista se convierte en un recopilatorio de basura.
En el método Getting Things Done además hay una lista de proyectos. Esta lista de proyectos, se refiere a tareas que están en proceso o que no están terminadas. Sin embargo, en el momento de escribir este artículo, esta lista no forma parte de mi flujo habitual de trabajo. Últimamente, como estoy desarrollando algunas páginas web y proyectos de esa índole, estoy utilizando las tablas en GitLab. Estas tablas, permiten por un lado hacer un seguimiento de las tareas que tengo pendientes. Por otro lado, como estos proyectos están en uso, y yo voy añadiendo características en caliente, permite que los usuarios sepan que estoy haciendo en el momento, o en que estoy trabajando.
Ahora bien, a las listas del método Getting Things Done, he añadido dos adicionales. Estas se refieren en exclusiva a este sitio, como verás a continuación.
- Revisar. Aquí es donde guardo todos los enlaces de artículos o páginas que me han parecido de interés. Normalmente estas tareas, terminan desembocando en un artículo o en nada. De vez en cuando le doy una revisión a esta lista, y hago una limpieza. La limpieza viene, porque muchos de estos enlaces ya están desfasados, o porque simplemente me han dejado de interesar.
- Artículos. En esta última lista están las ideas para nuevos artículos. Y es que, hay días que estoy mas inspirado, y se me ocurren ideas sobre las que escribir. Tengo que aprovechar esos momentos de inspiración, por los días en los qu no se me ocurre ninguna idea.
Evidentemente esto es como lo tengo configurado yo, pero cada uno se lo puede configurar como mas le apañe. Puedes crear los proyectos que necesites y adaptarlos a tus necesidades.
Como he comentado, en mi caso utilizo las tablas de GitLab para el caso de los proyectos, porque me permite tener cada cosa en su sitio. Sin embargo en tu caso, a lo mejor requieres hacer crear un proyecto para tu proyecto.
La bandeja de entrada
Le quiero dedicar un capítulo a la bandeja de entrada, porque ha ido adquiriendo importancia con el uso de Todoist.
Lo cierto, es que no soy un fiel seguidor del método Getting Things Done. Lo he ido incorporando en mi flujo de trabajo diario poco a poco. Y no solo esto, sino que lo he adaptado a mis necesidades, o eso creía yo.
Un claro ejemplo de esto es la bandeja de entrada. Ahora, la utilizo como toca, cosa que hasta hace una tiempo no era así. Es decir, ahora, cada vez tengo una tarea nueva, directamente la añado a mi bandeja de entrada, pero no hago nada con esta nueva tarea.
Posteriormente, una vez al día, repaso la bandeja de entrada, y coloco estas tareas en su proyecto correspondiente.
Esta misma metodología la he aplicado al correo electrónico. De forma que ahora mi correo electrónico es lo que llaman por ahí Inbox Zero. Procedo de la misma manera, es decir, una vez al día reviso la bandeja de entrada de cada uno de mis correos electrónicos, y muevo los correos a sus correspondientes listas, que básicamente son iguales que las mencionadas para Todoist, con alguna ligera variación.
Siempre que hago este repaso de la bandeja de entrada, ya sea en Todoist como en el correo electrónico, procuro, asignar fechas de terminación a las tareas. Mas que nada porque de otra forma, entran en una lista, y allí, pueden dormir el sueño de los justos.
Aspectos interesantes de Todoist
Es inevitable que no cumplamos las fechas que nos hemos fijado para terminar una tarea. Todoist te permite de forma muy sencilla programar, de nuevo, la fecha final. Lo primero es que Todoist mismo, nos sugiere una fecha, y esto lo hace en base a lo que aprende de nuestros hábitos. Pero además nos proporciona enlaces rápidos para asignar fácilmente otras fechas.
Además de fijar una fecha a una tarea, Todoist, también te permite fijar fechas de vencimiento periódicas. Evidentemente esto es muy interesante para determinadas actividades tediosas que tenemos que hacer de forma repetitiva, y que de forma reiterada solemos olvidar.
Otra característica interesante de Todoist es que te permite asignar prioridad a las tareas. Y es que al final, no todas las tareas tienen la misma importancia, aunque estén puestas en la lista Siguiente. Yo no suelo utilizar mucho esta característica, pero es algo a tener muy en cuenta.
A parte de esto, tiene recordatorios y comentarios para cada tarea. Aunque estas dos características son premium, son realmente interesantes.
Por un lado, los comentarios, tanto en tareas como en proyectos te permiten añadir notas y subir archivos. De esta forma, en el momento de realizar la tarea, lo tendrás disponible, y no tendrás que andar buscándolo.
Por otro lado los recordatorios, son clave para no tener que preocuparte por un evento determinado. Todoist ya se encarga de avisarte de esas cosas que te preocupan.
Por último, algo muy interesante que tiene Todoist son las integraciones que nos permite comunicar nuestras listas de tareas con una veintena de aplicaciones.
Conclusión
Todoist se ha convertido en una herramienta imprescindible para mi. Actualmente estoy utilizando la versión gratuita, que por ahora me es mas que suficiente. Aunque, el año pasado estuve utilizando la versión premium, y lo cierto es que tanto comentarios, como recordatorios y filtros son una gozada.
Me queda una pieza fundamental, para que mi flujo de trabajo sea completa, y es integrarla con Ubuntu. Esto es una tarea que tengo pendiente, y que estoy decidido a acometer en breve. Mientras tanto, estoy utilizando Todoist en Android y en Firefox a través de su complemento.
Sin lugar a dudas, un sistema de gestión de tareas es una herramienta que te recomiendo. No solo te recomiendo, creo que es imprescindible, y que si no la utilizas debes pensar en comenzar a hacerlo cuanto antes.
En cuanto a utilizar Todoist u otra herramienta… sinceramente, he utilizado muchas aplicaciones de este estilo, y al menos, en el momento de escribir este artículo es la que mas me convence, y con la que mas tiempo he estado trabajando. Sin embargo, esto es como todo, a lo mejor no se adapta a tus necesidades. Yo sin lugar a dudas, le daría una oportunidad, porque lo que es indudable, que una herramienta de gestión de tareas es imprescindible, al menos para mi.
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